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Datenschutzerklärung

Stand: November 2026

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Große Karnevalsgesellschaft 1879 Bruchsal e.V., Wagbachstr. 16, 76707 Hambrücken

Vertreten durch: Janina Keller (Präsidentin) und Jule Kümpel (Vizepräsidentin)
E-Mail: info@grokagebruchsal.de

Datenschutzbeauftragter: Gerd Rajer (Kontakt über info@grokagebruchsal.de)

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist und eine Rechtsgrundlage besteht. Zwecke und Rechtsgrundlagen nennen wir bei den einzelnen Verarbeitungen. Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling findet nicht statt. Wir geben Ihre Daten nur an Dritte weiter, wenn Sie eingewilligt haben, die Weitergabe zur Vertragsabwicklung erforderlich ist, wir dazu gesetzlich verpflichtet sind oder berechtigte Interessen die Weitergabe rechtfertigen und Ihre Interessen nicht überwiegen.

3. Besuch unserer Website, Hosting und Server-Logfiles

Unsere Website läuft mit WordPress und wird bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, gehostet. Nach Angaben von STRATO erfolgt die Datenverarbeitung ausschließlich in Rechenzentren in Deutschland.

Beim Aufruf der Website verarbeitet der Server automatisch Zugriffsdaten (Server-Logfiles), insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browser und Betriebssystem. Zweck ist der sichere und stabile Betrieb der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am sicheren Betrieb). Nach Angaben von STRATO werden IP-Adressen in den Logfiles höchstens sieben Tage gespeichert.

4. Cookies und Speicherung im Browser

Beim normalen Besuch unserer Website setzen wir selbst keine Cookies. Personen, die sich im Verwaltungsbereich der Website anmelden (Mitglieder des Präsidiums und der Webmaster), erhalten dafür technisch notwendige Anmelde-Cookies (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

Beim Aufruf einzelner Seiten legen die Website bzw. eingebundene Funktionen technische Einträge im Sitzungsspeicher Ihres Browsers (sessionStorage) ab, zum Beispiel das Ergebnis einer Emoji-Erkennung durch WordPress und beim Mitgliedsantrag Kennungen des Spam-Schutzes. Diese Einträge verfallen, wenn Sie den Browser-Tab schließen.

Im Buchungssystem speichern wir beim Auswählen von Sitzplätzen eine zufällig erzeugte Kennung im lokalen Speicher Ihres Browsers (localStorage, Name gkbSessionToken). Sie enthält keine persönlichen Daten und dient allein dazu, Ihre Platzauswahl während der Buchung Ihnen zuzuordnen und nach einem Neuladen der Seite wiederzufinden. Ohne sie wäre die Buchung nicht möglich, deshalb benötigt sie keine Einwilligung (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Die Kennung bleibt gespeichert, bis Sie die Browserdaten der Seite löschen. Auf unserem Server wird sie nur während der Reservierung (15 Minuten) und des Zahlungsvorgangs (siehe 7.6) gespeichert.

5. Eingebundene externe Dienste

Schriftarten: Unsere Seiten verwenden die Schriftarten Noto Serif und Playfair Display. Diese Schriftarten liegen auf unserem eigenen Server und werden von dort ausgeliefert. Es werden keine Schriftarten von Servern von Google (Google Fonts) nachgeladen. Zweck ist die einheitliche und ansprechende Darstellung unserer Seiten. Die Auslieferung der Schriftdateien erfolgt als Teil des normalen Seitenaufrufs auf unserem Server.

Spam-Schutz im Mitgliedsantrag: Siehe 8.5.

Links zu sozialen Netzwerken: Auf unserer Website verlinken wir unsere Profile bei Instagram, Facebook und YouTube. Dabei handelt es sich nur um Links. Eine Verbindung zu diesen Anbietern wird erst hergestellt, wenn Sie den Link anklicken; ab dann gelten deren Datenschutzerklärungen. Zur Veröffentlichung von Fotos auf Instagram siehe 9.

6. Kontaktaufnahme

Bei Nutzung unseres Kontaktformulars verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht, um Ihre Anfrage zu beantworten (Art. 6 Abs. 1 lit. b oder f DSGVO). Die Nachricht wird als E-Mail an unsere Adresse info@grokagebruchsal.de gesendet, die auf dem Server unseres Hosting-Anbieters STRATO betrieben wird. Auf der Website selbst wird die Nachricht nicht gespeichert. Das gilt entsprechend, wenn Sie uns direkt per E-Mail schreiben. Wir löschen Ihre Anfrage, sobald sie erledigt ist und keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

7. Ticketbuchung (Große Prunksitzung und weitere Veranstaltungen)

7.1 Welche Daten wir verarbeiten

Für die Online-Buchung von Sitzplätzen verarbeiten wir:

  • Ihre Angaben im Formular: Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse (Pflichtangaben). Telefonnummer und Anschrift erheben wir nicht.
  • Buchungsdaten: gewählte Tische und Plätze, Preis, Zeitpunkt der Buchung, Zahlungsart und Zahlungsstatus, die Zahlungskennungen von PayPal (Bestell- und Zahlungs-ID) und bei Stornierung den Zeitpunkt der Stornierung.
  • Ticketdaten: Für jeden Sitzplatz erzeugen wir ein eigenes Ticket mit zufälligem Code und QR-Code. Der QR-Code enthält einen Link mit diesem Code, aber keine persönlichen Daten.
  • Einlass: Beim Scannen am Einlass speichern wir, wann das Ticket eingelöst wurde und von welchem Konto des Einlass-Personals. Das Einlass-Personal sieht nur Tisch und Platz, keine persönlichen Daten.
  • Spende (freiwillig): Wenn Sie das Häkchen zur Spende setzen, speichern wir zu Ihrer Buchung nur, dass gespendet wurde (Ja/Nein), nicht den Betrag.

7.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen

  • Durchführung der Buchung, Ticketerstellung, Zahlungsabwicklung und Bestätigung per E-Mail: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).
  • Aufbewahrung zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, insbesondere steuer- und vereinsrechtlicher Aufbewahrungspflichten: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
  • Kontrolle der Tickets am Einlass, Schutz vor Mehrfach-Einlösung und Missbrauch, Klärung von Problemfällen und einfache Auswertungen (z. B. Anzahl eingelöster Tickets): Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem geordneten und sicheren Ablauf der Veranstaltung).
  • Freiwillige Spende: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Ihre Einwilligung durch das Häkchen).

7.3 Pflicht zur Angabe der Daten

Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse sind für die Buchung erforderlich, weil wir Ihnen Bestätigung und Tickets per E-Mail zusenden. Ohne diese Angaben ist eine Online-Buchung nicht möglich. Die Spende ist freiwillig.

7.4 Bestätigung und Tickets per E-Mail

Nach erfolgreicher Buchung senden wir Ihnen eine Bestätigung mit allen Details und für jeden Sitzplatz ein Ticket als PDF an die von Ihnen angegebene E-Mail-Adresse. Eine Kopie der Bestätigung (ohne PDF-Anhänge, aber mit den Ticket-Nummern der Plätze) erhält eine Vereinsadresse zur Dokumentation. Bitte prüfen Sie Ihre E-Mail-Adresse sorgfältig, deshalb fragen wir sie zweimal ab. Die Übertragung von E-Mails ist nicht in jedem Fall verschlüsselt.

7.5 Zahlung mit PayPal

Die Zahlung erfolgt über PayPal. Wenn Sie „Bezahlen mit PayPal“ wählen, werden Sie zu PayPal weitergeleitet. Die dort eingegebenen Daten (z. B. Anmeldung und Zahlungsdaten) verarbeitet PayPal in eigener Verantwortung nach seiner Datenschutzerklärung: https://www.paypal.com/de/legalhub/paypal/privacy-full. Verantwortlich ist die dort genannte PayPal-Gesellschaft. PayPal kann Daten auch in Länder außerhalb der EU übermitteln, Einzelheiten stehen in der PayPal-Erklärung.

An PayPal übermitteln wir nur den Zahlbetrag, eine Beschreibung (Veranstaltung, Anzahl der Sitzplätze, ggf. „Spende Jugendarbeit“) und eine interne Referenz. Von PayPal erhalten wir die Bestell- und Zahlungs-ID und Statusmeldungen zur Zahlung (auch automatisch im Hintergrund), damit wir Ihre Buchung erst nach bestätigter Zahlung abschließen können. Ihre Zahlungsdaten (z. B. Kontonummer oder Kartendaten) erhalten wir nicht.

7.6 Zwischenspeicherung während der Zahlung und Reservierung

Ihre Plätze werden für 15 Minuten für Sie reserviert. Mit dem Wechsel zu PayPal speichern wir kurzfristig einen Zahlungsvorgang (Name, E-Mail-Adresse, Plätze, Betrag, die Spendenauswahl sowie ggf. den eingegebenen Buchungscode), damit wir Ihre Zahlung nach der Rückkehr zuordnen können. Nach erfolgreicher Buchung werden Name, E-Mail-Adresse und Code aus diesem Zwischenspeicher gelöscht, der gesamte Vorgang wird nach 24 Stunden vollständig gelöscht. Abgebrochene oder nicht abgeschlossene Vorgänge löschen wir ebenfalls nach 24 Stunden.

7.7 Wer Zugriff hat

Auf Buchungsdaten (inklusive Name und E-Mail-Adresse) haben nur dafür berechtigte Personen im Verein Zugriff (Präsidium und die technische Verwaltung der Website). Das Einlass-Personal sieht nur Tisch und Platz.

7.8 Speicherdauer

  • Reservierung: 15 Minuten.
  • Zahlungs-Zwischenspeicher: höchstens 24 Stunden (siehe 7.6).
  • Browser-Kennung: bis Sie die Browserdaten der Seite löschen (siehe 4).
  • Buchungs- und Ticketdaten: Ein Jahr nach der Veranstaltung anonymisieren wir die Buchung. Name und E-Mail-Adresse werden dabei gelöscht, die Angaben zu Plätzen, Preis und Zahlung bleiben ohne Personenbezug für die Buchhaltung erhalten. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Buchungsbelege bleiben unberührt.
  • Einlass-Protokoll: Es enthält keine Gästedaten und wird nur so lange gespeichert, wie es für die Kontrolle und die Klärung von Problemfällen erforderlich ist.
  • E-Mails in unseren Postfächern: bis zur Erledigung der Angelegenheit bzw. bis zum Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

7.9 Jugendspende

Die Spende ist freiwillig und wird nur berücksichtigt, wenn Sie das Häkchen setzen. Der Betrag (derzeit 3,33 Euro) kommt zum Preis der Sitzplätze hinzu und fließt der Jugendarbeit des Vereins zu. Eine Zuwendungsbestätigung (Spendenquittung) stellen wir für diesen Betrag nicht aus. Bei einer Stornierung der Buchung wird die Spende nicht zurückgezahlt.

7.10 Widerruf einer Buchung

Wenn Sie eine Ticketbuchung über unsere Widerrufsseite widerrufen möchten, verarbeiten wir die Angaben, die Sie dort eingeben: Buchungsnummer, E-Mail-Adresse, Vorname und Nachname. Wir verwenden sie, um Ihre Buchung zuzuordnen und Ihren Widerruf auszuführen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Zur Bestätigung senden wir Ihnen eine E-Mail mit einem Link an die bei der Buchung angegebene Adresse. Für diesen Link speichern wir höchstens 24 Stunden eine verschlüsselte Kennung (Hash) zusammen mit der Buchungsnummer und dem Zeitpunkt Ihrer Anfrage; Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse werden dabei nicht mitgespeichert. Nach Bestätigung des Widerrufs wird die Buchung als storniert gekennzeichnet, die Plätze werden freigegeben und die Tickets werden ungültig. Wir bestätigen Ihnen den Widerruf per E-Mail und benachrichtigen den Verein, der die Rückzahlung veranlasst (dazu verwendet er Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, die Buchungsdaten und die PayPal-Zahlungskennung). Die Rückzahlung erfolgt über PayPal bzw. – wenn Sie nicht über PayPal bezahlt haben oder PayPal die Rückzahlung nicht ausführen kann – auf dem mit Ihnen vereinbarten Weg; über die Verarbeitung durch PayPal informiert Abschnitt 7.5. Nach der Rückzahlung bekommen Sie eine Info-Mail. Die Buchung bleibt mit dem Vermerk „widerrufen“ bzw. „erstattet“ bis zur Anonymisierung gespeichert (siehe 7.8, Buchungs- und Ticketdaten).


Zum Schutz vor Missbrauch begrenzen wir die Zahl der Anfragen. Dafür wird Ihre IP-Adresse nur in verschlüsselter Form (Hash) für höchstens eine Stunde gezählt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, berechtigtes Interesse an der Sicherheit unseres Angebots).

8. Mitgliedsantrag und Mitgliederverwaltung

8.1 Welche Daten wir verarbeiten

Über das Formular „Mitgliedsantrag“ auf unserer Website erheben wir: Vorname, Name, Anschrift (Straße, PLZ, Ort, Land), Telefon- und Mobilnummer, Geburtsdatum, E-Mail-Adresse, die gewünschte Mitgliedschaft und Gruppe sowie freiwillige Angaben im Feld „Über mich“. Sofern Sie uns für den Beitragseinzug Bankdaten mitteilen, speichern wir auch diese. Das Formular wird mit dem Plugin asVerein in unserer Website betrieben; die Daten werden auf dem Server unseres Hosting-Anbieters gespeichert (siehe 3).

8.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten die Daten zur Bearbeitung Ihres Antrags und zur Durchführung der Mitgliedschaft (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Das Geburtsdatum benötigen wir für jedes Mitglied, weil sich daraus Vereinsförderungen, Beiträge an Verbände und Ordensverleihungen berechnen lassen. Soweit wir Daten nach dem Austritt aufbewahren (siehe 8.4), beruht dies auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

8.3 Weitergabe

Wir geben Mitgliedsdaten (z. B. Name, Geburtsdatum und Mitgliedsdauer) an Verbände, denen der Verein angehört, zur Berechnung der Verbandsgebühren und für Ehrungen, insbesondere an den Bund Deutscher Karneval e.V., die Vereinigung Badisch-Pfälzischer Karnevalsvereine e.V. und den Badischen Sportbund, sowie an die Stadt Bruchsal zum Zweck der Vereinsförderung weiter (Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO).

8.4 Speicherdauer und Zugriff

Wird ein Antrag abgelehnt, löschen wir ihn. Bewilligte Anträge übernehmen wir in die Mitgliedsdaten. Nach einem Austritt speichern wir die grundlegenden Daten (z. B. Name, Anschrift, Geburtsdatum) für nachträgliche Meldungen an Verbände und Stadt und für eine mögliche Rückkehr noch ein Jahr lang und löschen sie danach. Sämtliche Bankdaten löschen wir bei Austritt. Zugriff auf die Mitgliedsdaten haben die Mitglieder des Präsidiums und die für die Verwaltung der Mitgliedsdaten zuständige Person (Webmaster); der Zugang zum Verwaltungsbereich der Website ist auf diesen Personenkreis beschränkt.

8.5 Spam-Schutz

Zum Schutz vor automatisierten Anfragen (Spam) nutzt das Formular den Dienst FriendlyCaptcha. Dazu wird beim Aufruf des Formulars ein Skript über das Content-Delivery-Netzwerk jsDelivr (cdn.jsdelivr.net) geladen, und es werden technische Daten (z. B. die IP-Adresse) an die Anbieter übermittelt, um zu prüfen, ob die Anfrage von einem Menschen stammt. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am Schutz vor Missbrauch).

Der Dienst speichert dabei technische Kennungen im Sitzungsspeicher Ihres Browsers, die beim Schließen des Tabs verfallen, und ruft Server des Dienstes (global.frcapi.com) auf.

9. Fotos und Videos

Bei Veranstaltungen und Auftritten des Vereins und seiner Gruppen entstehen Fotos und Videos. Wir veröffentlichen sie auf unserer Website (z. B. in Fotogalerien) und teilweise auch auf Instagram, im Profil des Vereins und in den eigenen Profilen unserer Tanzgruppen. Mitglieder willigen mit der Mitgliedschaft in die Veröffentlichung ein (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Diese Einwilligung können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wer auf einem veröffentlichten Bild abgebildet ist und dessen Entfernung wünscht, schreibt uns bitte an info@grokagebruchsal.de. Bei der Veröffentlichung auf Instagram werden Daten an den Betreiber des Dienstes übermittelt und können auch außerhalb der EU verarbeitet werden. Es gelten die Datenschutzhinweise des Anbieters.

10. Empfänger und Übermittlung in Drittländer

Empfänger Ihrer Daten sind, soweit für die genannten Zwecke erforderlich: unser Hosting-Anbieter STRATO (Webserver, Datenbank, E-Mail), PayPal (Zahlungsabwicklung, in eigener Verantwortung), die in 8.3 genannten Verbände und die Stadt Bruchsal, Instagram (bei der Veröffentlichung von Fotos) sowie die Personen im Verein mit Zugriff. Eine Übermittlung in Länder außerhalb der EU erfolgt durch uns nicht, ausgenommen durch PayPal, Google und Instagram nach deren Erklärungen.

11. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Diese Website nutzt für die Übertragung Ihrer Daten eine Verschlüsselung (HTTPS), erkennbar am Schloss-Symbol Ihres Browsers.

12. Ihre Rechte

Sie haben uns gegenüber das Recht auf:

  • Auskunft über die bei uns gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO),
  • Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16),
  • Löschung (Art. 17), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht,
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18),
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20),
  • Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21). Wir verarbeiten die Daten dann nicht weiter, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe nachweisen.

Eine erteilte Einwilligung (z. B. zur Spende oder zur Veröffentlichung von Fotos) können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an info@grokagebruchsal.de.

Beschwerderecht: Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich Rechtslage oder unsere Angebote ändern. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.